Bon, j’ai raté la fenêtre des 24 heures que je m’étais donné pour poster mon prochain billet, désolée! Je mets ça sur les séquelles de ma grippe, de laquelle je me suis superbement bien sortie, je pense. Il n’empêche que je me suis endormie sur le canapé alors que je pensais que je n’y resterais qu’une dizaine de minutes… Enfin, mon escapade « pelletage à 2 :00 du matin » (voir billet du 10 décembre, pour les intéressés) ne m’a pas fait rechuter, ce que je craignais le plus… En passant, mon entretien d’hier matin s’est très bien passé, les dés sont jetés et nous verrons bien

Aujourd’hui je vous propose, dans la rubrique « Organisons nos finances », de suivre des étapes bien définies si vous avez perdu le contrôle de vos finances et aussi de votre paperasse (ça va ensemble!), ou si vous voulez  simplement disposer d’une méthode simple pour prendre le contrôle . Quand on parle de finances il faut garder les contrôle, quelque soit le montant que vous gagnez, car un des pré-requis pour finir riche est de dépenser moins que ce que l’on gagne.

Aussi, garder le contrôle de ses finances signifie que l’on ne dilapide pas son argent. Vous voulez un exemple tout bête et pourtant très commun et très concret? Je ne supporte pas de devoir payer des frais d’administration quelconques parce que (c’est une raison inexcusable à mes yeux) j’ai payé ma facture en retard; La raison première pour laquelle ceci arrive est que j’ai probablement égaré ladite facture sur un coin de mon bureau, le comptoir de la cuisine ou ma table de chevet. Cela ne devrait jamais arriver! L’argent est trop difficile à gagner pour simplement le jeter par les fenêtres de cette façon; je préfère, et de loin, le dépenser avec mes amis, ou sur des dépenses que j’aurais moi-même choisies, plutôt qu’en frais d’administration ridicules… Nos créanciers se payent grassement (et sans effort!) sur ce genre de comportement, pourquoi leur donner cette opportunité? Rappellez vous toujours qu’un dollar économisé vaut deux dollars gagnés!

Donc, pour vous organiser, je vous propose la méthode suivante:

Regroupez votre paperasse

Tout d’abord vous devez réunir en un point central toute votre paperasse. Donc si elle traîne un peu partout dans la maison (vérifiez aussi le haut du frigidaire ), récupérez le tout, et montez une chemise pour chacune des postes ci dessous:

• Comptes chèque;
• Comptes d’épargne;
• Comptes de carte de crédit;
• Comptes retraite;
• Prêts;
• Marges de crédit;
• Hypothèques;
• Assurances;
• Impôts (retour).

Il faut que vous sachiez où vous en êtes, et la meilleure façon de procéder et de vous assoir et de passer au travers de toute, toute, toute votre paperasse.

Automatisez votre épargne

Ensuite, si ce n’est déjà fait, vous devriez ouvrir un compte d’épargne à haut intérêt. Enfin, « haut » n’est probablement pas le bon terme en ce moment vu que les taux d’intérêt ne cessent de chuter; il n’empêche, vous gagnerez toujours plus sur ce genre de compte que sur votre compte bancaire habituel. Ce compte vous permettra de monter un fonds d’urgence si vous n’en avez pas, et ce que je vous recommande fortement. Vous pouvez d’ailleurs ouvrir un compte CELI anticipé, ce qui vous permettra de mettre un pécule à l’abri de l’impôt à partir de Janvier 2009. Personnellement je suis une adepte de ING Direct mais vous pouvez maintenant procéder avec n’importe quelle institution financière pour ouvrir un CELI.
Une fois que ce compte est ouvert, assurez vous d’y transférer automatiquement une somme que vous aurez pris le soin d’évaluer, il ne faut pas que cette somme mise de côté vous empêche de fonctionner. Ne vous découragez pas si cette somme est minime, ce n’est pas grave. Si vous mettez de côté $10 ou $20 par semaine ou toutes les deux semaines, et si vous n’y touchez pas, ce sera toujours ça de pris. Il ne tiendra qu’à vous d’augmenter le montant au fil du temps. Le plus important est de commencer. Vous serez surpris par la vitesse à laquelle votre coussin grossira. La clef est de procéder automatiquement. N’attendez pas après un cadeau en argent, un retour d’impôt éventuel. Pas de procrastination, le point est, plus vite vous commencerez et plus vite vous constaterez les résultats.

Organisez vos factures

Dressez la liste de toutes les factures que vous devez payer tous les mois, par ordre chronologique (celle qui doit être payée en premier en tête de liste). N’oubliez pas d’y inclure les chèques post-payés que vous avez pu remplir (comme pour moi encore, la garderie. Je fais 12 chèques en Septembre). Si dans le lot vous avez des factures qui sont payées automatiquement par transaction bancaire, indiquez le de façon à le tenir en compte quand vous serez rendu à payer vos factures et à réconcilier vos comptes.

Mettez en place deux paniers de classement

Dans le premier panier (appelé « À Payer », partagé en deux rubriques), vous classerez les factures que vous devez payer. Sous la rubrique 1-15, vous classerez les factures dues au début du mois, et sous la rubrique 16-31 (vous l’aurez deviné) vous classerez celles qui sont dues la deuxième partie du mois.

Ce panier représente les comptes à payer. À la fin de chaque mois il ne devrait rester aucun document dans les deux rubriques, à part peut-être certaines factures qui s’étalent sur une partie ou sur l’année complète, comme les taxes, ou même dans mon cas mon compte de déneigement ou mes dépenses de garderie.

Dans le deuxième panier vous mettrez 3 rubriques

1. Vos états de compte bancaire;
2. Les factures que vous avez payées;
3. Les reçus en vue d’obtenir des réductions d’impôt. Je ne peux stresser l’importance d’une telle rubrique. Si celle-ci est gardée à jour régulièrement vous serez certain de récupérer le plus possible sur vos impôts. C’est là que j’y place mes reçus d’achat de passes de bus, par exemple

Normalement, cela devrait être suffisant pour vous permettre d’avoir une très belle vue globale sur vos finances.

Maintenant il faut que vous établissiez une routine de façon à ce que le tout devienne utile! Je vous propose le calendrier suivant:

Hebdomadaire

Prenez rendez-vous avec vous-même le 12 et 28 de chaque mois, pour une trentaine de minutes, et payez vos factures.
Si vous êtes adeptes de l’internet, ce qui devrait être le cas si vous êtes tombé sur ce blogue, et si vous n’avez aucun problème à procéder par des transactions en ligne, arrangez vous pour payer le plus possible vos factures par le biais de votre banque. Sinon, ou si la facture à payer ne le permet pas (c’est le cas pour moi pour toutes les dépenses attachées à la garderie ou à l’école), arrangez-vous pour avoir disponible près de vous tout ce qu’il faut pour procéder, ce qui revient à mon chéquier, des enveloppes, stylos, timbres, une machine à calculer, sans oublier la poubelle de recyclage!

Quand vous payez une facture, assurez vous d’y inscrire la mention « Payé » avec la date, le montant (si vous n’avez pas payé le montant total, ce que je ne vous recommande pas), ainsi que le numéro du chèque utilisé ou le numéro de la transaction bancaire. Si la facture s’étale sur l’année, comme les taxes d’habitation par exemple, remettez-la dans votre panier « À payer ». Assurez vous de marquer ladite facture comme « Payé » sur votre liste de facture du mois, ce qui vous permettra de réconcilier vos transactions.

Mensuel

Dès que vous recevez vos états de compte bancaires, placez les dans le deuxième panier. Attendez de les avoir tous reçu pour le mois donné; cela dépend des institutions financières avec lesquelles vous faites affaire. Vous devriez toujours :

1. Revoir vos états de compte. Cela vous évitera de mauvaises surprises comme celle qui m’est arrivé avec ma carte AMEX;
2. Confirmer que vos chèques ont bien été encaissés. Cela vous évitera la mauvaise surprise de penser que vous avez plus d’argent sur votre compte qu’en réalité, ce qui est un potentiel pour tomber dans le rouge. Si vous faites affaire avec de petites compagnies qui prennent du temps à encaisser, cela peut arriver. Et c’est aussi le cas pour les chèques et paiements postdatés, que vous pourriez potentiellement oublier;
3. Faire une vérification de routine, pour vous assurer que tout est en ordre.

Trimestriel

1. Dégraissez… Classez toutes les factures pour vous assurer de ne garder que ce qui est courant. Ne vous laissez pas envahir par de la vieille paperasse;
2. Si vous êtes en couple et que vous avez une relation ouverte au sujet de vos finances, révisez vos objectifs ensemble, discutez votre situation. Profitez en pour en faire une habitude agréable si vous pouvez, il est bien connu qu’après le sexe, c’est l’argent qui est la source majeure de conflits dans un couple.

Annuel

1. Révisez vos états de compte. Étudiez vos postes de dépenses et sachez où votre argent est dépensé. Les situations, les circonstances, changent; si vos avez des enfants par exemple, un gros poste de dépense y sera consacré. Vos dépenses peuvent varier. Si c’est le cas, assurez vous de le savoir, dans quelle proportion et pourquoi. Le but est de comprendre où passe cet argent que vous avez si durement gagné;
2. Faites le ménage, rangez ou jetez (même si je suis du style écureuil, je me force à recycler) les reçus ou documents qui ne sont plus nécessaire. Idéalement vous devriez garder votre paperasse pendant une dizaine d’années.

En passant, vous devriez vous procurer un déchiqueteur, car ce n’est pas juste en ligne que la fraude existe. Ne risquez pas de vous faire voler votre identité, assurez vous de détruire systématiquement tout document qui pourrait renseigner un éventuel escroc.

Si être rigoureux avec vos finances est un problème pour vous, vous devriez vous astreindre à ce genre d’exercice. La discipline est clef pour savoir exactement ce qui arrive avec votre argent, et si vous voudriez améliorer cette situation. Je dois avouer que personnellement j’utilise une version limitée de cette méthode. J’ai décris dans l’article Plan financier simple, automatique, sans budget, sans soucis! la façon dont je m’y prends pour gérer mes finances. L’article est un peu obsolète pour ce qui est des montants car j’ai réaligné certains postes, mais la théorie derrière reste la même.

Prenez le contrôle de vos finances. Si cela peut vous aider, considérez votre revenu familial comme s’il s’agissait de celui d’une mini-entreprise. Quand on y pense, une entreprise est en affaire parce qu’elle est profitable, sinon elle déposerait son bilan. Il en est de même pour vous et pour votre famille. Vous devriez toujours dépenser moins que vous ne gagnez, et cette méthode est une manière pour y arriver.

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